Gestione del team da remoto – una mini guida per chi è alle prime armi

La gestione di un team da remoto non è un task che chiunque riesce a sostenere. E non c’è niente di male in questo. I “nuovi” remote workers, ovvero tutti quei lavoratori che per le cause più svariate si trovano ad avere a che fare con il lavoro non svolto dal loro comodo ed esaltante ufficio, sono spesso come matricole nel loro primo giorno a lezione: spaventati e disorientati e la loro gestione non è sempre facile. Soprattutto quando hai molte altre responsabilità e scadenze pendenti.

Negli ultimi 5 anni, ho lavorato con e gestito diversi team di remote workers ed ogni volta che si parla di inserire “nuovi remote workers” al team consolidato ci si prepara ad una challenge non di poco conto. Diciamocela tutta, in base allo stato di avanzamento del progetto, la gestione di una o più risorse nuove può significare dei ritardi considerevoli perché alcuni (e qui cito un mio caro amico) stanno a fare ragionamenti accademici senza concludere poi un cavoletto di Bruxelles, mettiamola in questi termini. E non giova a nessuno. Ma di arrendermi non se ne parlava e negli anni ho messo in atto alcune semplici regole e linee guida che semplificano la gestione del team e la vita a tutti noi colleghi e collaboratori.

Queste piccole tecniche e strategie che utilizzo riflettono la mia esperienza ma anche il mio modo di gestione delle risorse che ho a disposizione. Come tutto quello che riempie le nostre vite, ognuno di noi ha esperienze, bagagli, mentalità e sensazioni diverse quindi magari quello che state per leggere non fa per voi. Il mio invito, in questo caso, è quello di far comunque tesoro delle parole che seguiranno per farle vostre e rielaborarle riadattandole al vostro caso specifico per far funzionare al meglio la vita del team e tenerlo motivato, coeso, produttivo e felice.  

• Tieni traccia delle ore lavorative, delle presenze e di tutti gli altri indicatori di produttività
• Organizza un sistema di comunicazione efficace
• Non perderti in decine e decine di chat diverse ed evita il sovraccarico di e-mail
• Utilizza gli strumenti più adatti ad una soddisfacente comunicazione video e visiva
• Crea un processo di onboarding standard
• Incontra il team di persona di tanto in tanto

Queste sono le regole basilari ed essenziali per una sana e snella gestione del team. Ma come dicevamo la famigerata gestione dei nuovi remote workers potrebbe risultare logorante e piena di sorprese non sempre positive. Ecco quindi la versione estesa delle strategie di cui sopra.

Tieni traccia delle ore lavorative, delle presenze e di tutti gli altri indicatori di produttività

Se stai pagando in base alle ore lavorate, è essenziale tenere traccia di quante ore lavora ogni risorsa. In ufficio è facile vedere chi arriva ogni giorno, quando arriva e quando torna a casa, anche se non stai monitorando le presenze. In un ambiente completamente virtuale, la gestione di questo aspetto della vita lavorativa può essere più difficile.

Per quanto possiamo vantare e vantarci di alcune risorse che sono emblema di disciplina, onestà, puntualità e professionalità, non dobbiamo mai dimenticare che rappresentano solo l’eccezione ad una regola che fatica ad essere debellata in special modo quanto si tratta di lavoro da remoto. La maggior parte delle risorse ad oggi disponibili sul mercato ha sfortunatamente bisogno di sentire una certa dose di responsabilità per rispondere al proprio dovere. Per questo motivo sono nati dei software che ci assicurano che i membri del team stiano lavorando alle attività che devono svolgere.

Implementa le linee guida da seguire

Sono una forte sostenitrice di linee guida e direttive, perché credo fermamente che senza delle indicazioni da seguire nessun team, business, azienda avrà mai quella gestione illuminata che porta a risultati concreti.

Avere un modello gestionale da seguire non significa non avere rispetto o togliere la libertà a chi lavora per o con noi – significa ottimizzare le risorse (umane ed economiche) nel miglior modo possibile ed ottenere risultati più vantaggiosi per entrambe le parti.

E in un team virtuale, dove ogni risorsa ha il suo modo di lavorare che può essere diverso da quello dei colleghi, è preferibile avere un modello di lavoro standardizzato e guidato in modo da scoraggiare lo sviluppo di sotto- processi e sotto-procedure che non coincidono con il modo in cui lavorano gli altri membri del team.

Fai una review trimestrale

La gestione del lavoro da remoto presenta diverse insidie, e non solo di natura organizzativa o logistica. Il problema che più spesso ho dovuto affrontare lavorando con un team da remoto, è la solitudine o il senso di distacco dai colleghi che inizia a manifestarsi e pesare dopo qualche settimana. Il fattore umano va sempre tenuto in considerazione. Ricordo svariati episodi in cui mi tiro indietro da un progetto di volontariato o di community perché la gestione non era il massimo. E da questo ho tratto il più grande insegnamento per la gestione del mio business: le persone vengono prima di qualunque altra cosa ed hanno dei sentimenti che vanno rispettati. Perché perdere una risorsa che lavora sodo non è mai un bene, anche se la si rimpiazza facilmente.

Attenzione! Questo non significa poter trascurare quelle persone che invece amano la libertà che deriva dal lavorare da casa. Allo steso modo vanno incoraggiati, seguiti e motivati per la buona soluzione del progetto a cui si sta lavorando.

Scegli i canali di comunicazione più adatti

Gestione = comunicazione. Ed avere delle buone pratiche di comunicazione efficace, rende il gioco di squadra più semplice e piacevole.

Oggi abbiamo così tanti strumenti dedicati alla comunicazione che spesso si è in difficoltà quando si deve scegliere quello più adatto alla gestione delle varie esigenze. In linea di massima, io consiglio:

• Email: per le interazioni formali e ufficiali. Per tenere traccia delle evoluzioni del lavoro svolto e per le comunicazioni a tutto il team.
• Programmi di chat: Slack o Microsoft Teams sono l’ideale per la gestione istantanea di messaggi per i quali è necessaria un’interazione in tempo reale.
• Chat video: non tutto può o si deve gestire via messaggio. A volte vedere colleghi o managers diventa una necessità e va rispettata. Skype, Google Hangouts o Zoom sono tra gli strumenti più utilizzati in questo caso.

Qui ti ho lasciato solo alcuni esempi ma ci sono decine di alternative ra cui poter scegliere in base alle proprie necessità ed abitudine. L’importante è operare delle scelte e mantenerle nel corso tempo, in modo da tagliare sul costo tempo non dovendo ricominciare ogni volta con in tool nuovo. 

Mi raccomando, cerca ed usa una o più piattaforme che consentano una comunicazione interna produttiva e semplice.

Imposta un meeting rhythm

Un che cosa, scusa? Ehm, ora mi spiego meglio.

Non so se gli inglesismi ti piacciono, so che molti li detestano e spero che tu non sia tra loro ma davvero non sapevo come altro definirlo. Avere un meeting rhythm altro non è che l’organizzazione e la gestione di meetings regolari all’interno di ogni team e dei meetings – meno frequenti, ma sempre regolari – con l’intera azienda. La frequenza di questi meetings dipende dalla persona e dal tipo di lavoro, in line generale credo che i meeting necessari siano:

• un meeting quotidiano di team – rapido, meno di 10 minuti solo per salutare e per assicurarsi che non ci siano intoppi che impediscono a ciascuna risorsa di completare il task assegnato;
• un meeting settimanale di team o individuale settimanale tra un manager e ogni risorsa nella propria squadra. A questa, devo essere onesta, tengo particolarmente poiché è un buon modo per la gestione rapida di quei piccoli problemi che possono sorgere settimanalmente e riduce sensibilmente il flusso di e-mail quotidiano;
• un incontro mensile per l’intera azienda – breve, per mantenere vivo il senso di appartenenza e sviluppare una solida company culture.

Per oggi credo di averti tenuto abbastanza in compagnia, quindi ti lascio qui. Facci sapere qui sotto se queste dritte ti sono state utili e non esitare a lasciare tutte le domande che hai per noi.