Distrazioni a lavoro, come evitarle.

Questa è la piaga che affligge la maggior parte dei lavoratori che operano in situazioni più o meno strutturate.

Sfortunatamente il concetto di team non è ben chiaro a tutti; si confonde spesso il “facciamo insieme” o “capiamo insieme chi deve fare cosa” in  “lo fai tu?” oppure “mi dici come si fa?”.

Ogni richiesta di aiuto, ti costringe ad interrompere quello che stai facendo e sappiamo già che riprendere il ritmo è difficoltoso. Allora come fare a gestire le richieste senza risultare poco collaborativo?

• Imparare a dire “Non adesso”.
  A meno che tu non voglia essere l’eremita della montagna, non è consigliato rispondere con un NO (potresti aver bisogno tu in futuro e ti ritroveresti le porte chiuse). Il giochetto sta nel fatto di istruire il tuo collega/capo in maniera diplomatica.

  Dovresti trovare la chiave per far capire che sarai a sua disposizione non appena avrai completato quello che stai facendo.
  
  All’inizio non sarà semplicissimo, ma una volta che il tuo collega/capo prenderà fiducia nelle tue promesse, più avanti basterà un cenno. La COSA IMPORTANTE è mantenere quanto promesso. Se rispondi “10 minuti e sono da te”, tra 10 minuti devi impegnarti a dare una mano… se sai già che potrai essere disponibile tra mezz’ora, rispondi: “mezz’ora e sono da te”.

  Si si.. lo so, non è così facile dire al proprio capo “non adesso”, bisogna lavorarci un po su, ma posso garantire che se riesci a far percepire l’importanza del “possiamo farlo anche dopo, tanto non muore nessuno” in maniera cordiale e professionale, il tuo capo apprezzerà.

  Ribadisco però: MANTIENI QUANTO PROMESSO.NB: stessa cosa vale per le telefonate: “Ti richiamo tra 15 minuti”.

• Organizzarsi con mini-ticket.
  Prendendo esempio dai customer care, ove possibile, potresti abituare le persone con cui collabori a farti inviare una mail, un messaggio WhatsApp o un qualunque tipo di comunicazione che non sia il “bussarti sulla spalla”. Così facendo avrai la possibilità in primo luogo di non essere interrotto nell’immediato e secondariamente di poter stabilire tempi e priorità.

  E’ ovvio che se il tuo collega/capo non riceve tua risposta, verrà a bussarti sulla spalla dicendoti: “ti ho mandato un messaggio”, pertanto organizzati con risponditori automatici e soprattutto non dimenticare di dedicare del tempo non appena finisci quello che stai facendo.

• Delega quando puoi.
  Se la richiesta non ti compete direttamente, prova sempre in maniera diplomatica a delegare alla figura interessata. Se questo però deve farti perdere più di 30 secondi, ritorna al punto 1.
  
  

  Es.
  COLLEGA: “Mi aiuti a cercare le cialde del caffè? Non so dove le hanno messe.”
  IO: “Telefona l’omino della macchinetta, è lui che le sistema.”

  – Variante collega ottuso (si passa al punto 1) –

  COLLEGA: “Ma qual’è il numero, puoi cercarmelo per favore? Lo chiami tu oppure?”
  IO: “Nessun problema, finisco una cosa importante e tra 10 minuti lo chiamo io, ti faccio sapere.”