Remote Workers Catania Consigli Distrazioni a lavoro, come evitarle.

Distrazioni a lavoro, come evitarle.

Distrazioni a lavoro

Qual’è il peggior nemico del tuo lavoro? Quel grande accumulo di piccole distrazioni che ti fanno perdere tempo e concentrazione.

Per capire come poterle evitare, dobbiamo prima conoscerle.
In un contesto lavorativo le distrazioni possono essere tante e di diverse sfaccettature.

Possiamo innanzitutto suddividerle in quelle che:

  1. Dipendono direttamente da noi
  2. Non dipendono direttamente da noi

E già qui la cosa si fa complicata; non è semplice definire quali sono le distrazioni che potrei evitare personalmente e quelle su cui non posso farci nulla (o quasi).

Iniziamo intanto a fare una carrellata di possibili distrazioni a lavoro:

SE LAVORI DA CASA, LA SITUAZIONE SI FA PIÙ ARDUA:

NOTIFICHE SU SMARTPHONE / DESKTOP

Distrazioni

Ai giorni d’oggi sono tra le distrazioni più diffuse. A chi non è mai capitato di star facendo un lavoro, ricevere una notifica e non resistere nel controllare cosa è?

Ecco! Già solo questo basterebbe per troncare la concentrazione. Sapevi che per riprendere a pieno lo stesso stato di concentrazione si impegano in media 40 minuti?

Ma noi vogliamo fare di più! A chi non è mai capitato di leggere la notifica e… “una volta che ci sono” dare una sbirciatina magari sul feed di Facebook, Linkedin o Instagram? LA FINE!

CONSIGLI:

  1. Chiudi tutte le finestre desktop che non ti servono. Se stai lavorando su un foglio elettronico e sai che ci impiegherai almeno 15 minuti, è inutile che tu tenga aperto anche Photoshop con la foto che avevi iniziato a ritoccare 2 ore fa. Completa quello che stai facendo, chiudi ed apri il programma che ti serve per la nuova operazione.
  2. Disattiva le notifiche su desktop. Non ti serve sapere in tempo reale le ultime notizie di cronaca, come non ti serve sapere che ti è appena arrivata una mail (a meno che tu non faccia assistenza stile pronto soccorso) ed ovviamente non ti serve sapere chi ha scritto cosa sui social (a meno che il tuo lavoro non sia proprio quello). Molti programmi rimangono in esecuzione in background ed inviano ugualmente notifiche. Fortunatamente è possibile disattivarle:

    Su Windows -> Vai al sito Microsoft
    Su MacOs -> Vai al sito Apple
    Su Linux (Debian) ->

    sudo add-apt-repository ppa: vlijm / nonotifs
    
    sudo apt-get update && sudo apt-get install nonotifs
  3. Disattiva le notifiche su smartphone. Stesso discorso vale per i cellulari, anzi è ancora peggio, perché ti costringono a lasciare il focus dal monitor del pc.
    Anche in questo caso, ci sono diversi tool che ti consentono di disattivare le notifiche (spesso anche nativi).

ANDROID
Accedete ad Impostazioni>App e scegliete l’applicazione le cui notifiche desiderate disattivare. Selezionate l’opzione Notifiche dalla schermata dell’app. Scegliete l’opzione Blocca tutto per disattivare qualsiasi notifica proveniente dall’app.

IPHONE / IPAD
Dalla schermata Home, vai su Impostazioni>Notifiche.
Scorri tra le app e scegli quelle di interesse.
Disattiva la funzione Consenti notifiche.

WINDOWS PHONE
Mi rifiuto, cercatelo su Google.

IL COLLEGA/CAPO CHE TI CHIEDE UNA MANO

Chiedere aiuto ai colleghi

Questa è la piaga che affligge la maggior parte dei lavoratori che operano in situazioni più o meno strutturate.

Sfortunatamente il concetto di team non è ben chiaro a tutti; si confonde spesso il “facciamo insieme” o “capiamo insieme chi deve fare cosa” in  “lo fai tu?” oppure “mi dici come si fa?”.

Ogni richiesta di aiuto, ti costringe ad interrompere quello che stai facendo e sappiamo già che riprendere il ritmo è difficoltoso. Allora come fare a gestire le richieste senza risultare poco collaborativo?

  • Imparare a dire “Non adesso”.
    A meno che tu non voglia essere l’eremita della montagna, non è consigliato rispondere con un NO (potresti aver bisogno tu in futuro e ti ritroveresti le porte chiuse). Il giochetto sta nel fatto di istruire il tuo collega/capo in maniera diplomatica.

    Dovresti trovare la chiave per far capire che sarai a sua disposizione non appena avrai completato quello che stai facendo.

    All’inizio non sarà semplicissimo, ma una volta che il tuo collega/capo prenderà fiducia nelle tue promesse, più avanti basterà un cenno. La COSA IMPORTANTE è mantenere quanto promesso. Se rispondi “10 minuti e sono da te”, tra 10 minuti devi impegnarti a dare una mano… se sai già che potrai essere disponibile tra mezz’ora, rispondi: “mezz’ora e sono da te”.

    Si si.. lo so, non è così facile dire al proprio capo “non adesso”, bisogna lavorarci un po su, ma posso garantire che se riesci a far percepire l’importanza del “possiamo farlo anche dopo, tanto non muore nessuno” in maniera cordiale e professionale, il tuo capo apprezzerà.

    Ribadisco però: MANTIENI QUANTO PROMESSO.NB: stessa cosa vale per le telefonate: “Ti richiamo tra 15 minuti”.

  • Organizzarsi con mini-ticket.
    Prendendo esempio dai customer care, ove possibile, potresti abituare le persone con cui collabori a farti inviare una mail, un messaggio WhatsApp o un qualunque tipo di comunicazione che non sia il “bussarti sulla spalla”. Così facendo avrai la possibilità in primo luogo di non essere interrotto nell’immediato e secondariamente di poter stabilire tempi e priorità.

    E’ ovvio che se il tuo collega/capo non riceve tua risposta, verrà a bussarti sulla spalla dicendoti: “ti ho mandato un messaggio”, pertanto organizzati con risponditori automatici e soprattutto non dimenticare di dedicare del tempo non appena finisci quello che stai facendo.

  • Delega quando puoi.
    Se la richiesta non ti compete direttamente, prova sempre in maniera diplomatica a delegare alla figura interessata. Se questo però deve farti perdere più di 30 secondi, ritorna al punto 1.

    Es.
    COLLEGA: “Mi aiuti a cercare le cialde del caffè? Non so dove le hanno messe.”
    IO: “Telefona l’omino della macchinetta, è lui che le sistema.”

    – Variante collega ottuso (si passa al punto 1) –

    COLLEGA: “Ma qual’è il numero, puoi cercarmelo per favore? Lo chiami tu oppure?”
    IO: “Nessun problema, finisco una cosa importante e tra 10 minuti lo chiamo io, ti faccio sapere.”

Il collega/capo che vuole attaccare bottone

Colleghi a lavoro

“La chiacchiera è bella”, ma quando lo desideri tu però…

A chi non piace avere confronti umani? Biologicamente siamo tutti predisposti ad avere interazioni con chi ci sta intorno. E’ apprezzabile staccare la spina e parlare di sport, gossip, sfera personale, moda e chi più ne ha più ne metta.

Ma cosa succede quando sei concentrato su un lavoro oppure hai una scadenza imminente e senti una vocina proveniente da dietro la tua poltrona che dice: “Sai cosa mi è successo ieri?”

E’ probabile che tu diventi scontroso e irrascibile, rispondendo male (e all’interno di un contesto lavorativo non è il massimo), oppure è possibile che ti faccia coinvolgere nella discussione, rimpiangendo poi i minuti rubati a quello che stavi facendo prima dell’interruzione.

CONSIGLI:

  1.  Il “ma quando lo desideri tu però…” vale anche per gli altri.
    Come accennato prima, è piacevole scambiare due chiacchiere solo quanto TU sei predisposto a farlo… stessa cosa vale per i tuoi colleghi.

    Se ti trovi in una piccola parentesi di cazzeggio, in primis TU, non andare a disturbare chi sta invece lavorando perché indirettamente lo autorizzeresti a farti disturbare nella SUA parentesi di cazzeggio.

    “Non fare agli altri quello che non vorresti fatto a te” – Etica della reciprocità

  2. Ogni cosa a suo tempo.
    Se il calendario interno non lo prevede già, organizzati dei coffee break, cosicché da poter schedulare le pause, facendole coincidere con quelle del collega con cui hai più feeling.

    Non rischierai interruzioni non richieste, potendoti concentrare al 100% sul lavoro in corso. Potrai successivamente scaricarti nell’angolino di tempo concordato, chiaccherando di tutto quello che ti passa per la testa.

  3. Non cadere nel tranello della messaggistica.
    C’è chi pensa che per non disturbare, la soluzione sia mandarsi messaggi WhatsApp o Messenger “interni”… FOLLIA!

    Se ti è sfuggita, ti invito a rileggere la sezione NOTIFICHE SU SMARTPHONE / DESKTOP

Briefing non programmati

Briefing

“Buongiorno, stamattina riunione!” – che equivale al “ragazzi, oggi compito in classe a sorpresa”.

Eh no! I briefing vanno programmati, va deciso a priori l’ordine del giorno, bisogna comunicare in anticipo data e ora cosicché tutti possano organizzarsi con gli altri impegni.

Se sei tu ad organizzare questi briefing last minute, la soluzione è semplice: NON LO FARE PIU’!

Se invece tu sei la vittima, che fare? In realtà non ho soluzioni particolarmente efficaci; l’unica cosa che mi viene in mente è quella di proporre a fine della “riunione a sorpresa”, direttamente il prossimo incontro, magari concordando i canali di comunicazione per conoscere gli argomenti che verranno trattati.

Non risolvi nell’immediato, ma c’è speranza per gli appuntamenti futuri.

Telefonate che non sono per te o peggio ancora call center pubblicitari

Chiamate indesiderate

Non tutti hanno la fortuna di avere un centralinista che smista le telefonate (se di lavoro fai il centralinista, non leggere questa sezione).

Uno degli incubi ricorrenti di chi ha un telefono nella scrivania è quello di sentirlo squillare e dover rispondere dicendo: “un attimo le passo chi di competenza”. Se tutto va bene finisce qui, ma spesso capita che dall’altra parte è occupato, la chiamata torna indietro… devi ripassarla… ritorna nuovamente indietro e devi appuntarti di cosa ha bisogno con la promessa di farlo ricontattare.

APPOSTO! hai appena perso 10 – 15 minuti del tuo tempo, per non parlare di quanto ce ne vorrà per riprendere il ritmo.

Soluzioni? Ce ne sono diverse in base alla tipologia di “telefono” che utilizzi:

SMARTPHONE

Se utilizzi un cellulare aziendale in comune, potresti pensare di utilizzare APP come IAFY 

Funzioni Iafy

Disponibile sia per Android che per IOS (Gratis per 30 giorni), ti da la possibilità di:

  • Schedulare quando attivare la segreteria con un messaggio pre-registrato;
  • Puoi ricevere una notifica del messaggio lasciato in forma testo;
  • Impostare Black o White list per filtrare direttamente le chiamate;
  • Impostare regole di inoltro chiamate in base al mittente.

Se cerchi tu PlayStore o AppStore, troverai tante altre APP simili, non ti rimane che leggere funzionalità / recensioni e scegliere quella più adatta alle tue esigenze.

TELEFONO FISSO

Ormai quasi tutti gli operatori telefonici, offrono un servizio di centralino virtuale che ti consente a grandi linee di fare come sopra descritto (ovviamente dietro canone aggiuntivo). Non hai tutte le libertà del caso (nel senso che devi attenerti ai loro schemi), ma è già una grande cosa.

LA MIGLIOR SOLUZIONE?

La miglior soluzione è quella di avere una numerazione VoIP (costa pochi euro al mese) ed installare su Cloud o su pc un software che faccia da risponditore automatico con selezione (Premi 1 per parlare con Mario, premi 2 per parlare con Luca, ecc ecc).

Centralino VoIP

I numeri interni possono tranquillamente essere numeri di cellulare o pc pertanto non serve chissà quale rete di apparecchi telefonici per lavorare in maniera organizzata.

 

Problemi tecnici (si blocca il pc, finisce il toner, va via la connessione, ecc)

Su alcuni di questi intoppi non puoi farci molto (se non mantenere la calma), ma posso darti qualche consiglio per organizzare meglio il tuo lavoro:

  • La connessione ADSL / Fibra ti lascia sul più bello? Organizzati a priori con una connessione di backup (potresti usare l’hotspot/tethering del cellulare). Configura il tutto PRIMA di avere il problema.
    Dovresti poter riprendere a lavorare dopo pochi secondi. Non è la soluzione, ma puoi tamponare alla grande.
  • Finisce il toner? Tutte le stampanti hanno un sistema di notifica che ti avvisa preventivamente quando il toner sta per finire… tieni a portata di mano (molto a portata di mano) un toner sostitutivo, lancia le stampe e vai a cambiare  il  toner SOLO DOPO AVER COMPLETATO QUELLO CHE STAVI FACENDO.
  • Il pc si blocca? Nel mondo delle favole dovresti poter avere a disposizione un altro pc pronto per sostituirlo (per lo meno il tempo di riavviare quello bloccato e capire cosa è successo), dovresti lavorare in cloud e/o con software web based… ma sappiamo che non è così. L’unica soluzione è mantenere la calma e (se non ne sei in grado) chiamare qualcuno che possa risolvere il problema.
    Nel frattempo, puoi sempre leggere/rispondere alle mail col cellulare… MA FAI IL POSSIBILE PER MANTENERTI CONCENTRATO SUL LAVORO.

Virtual shopping compulsivo

Virtual Shopping

Tante (troppe) vetrine on-line, miriadi di siti e portali che propongono qualsiasi tipo di oggetto o servizio che ti possa passare per la testa.

Ben categorizzati, con prezzi, foto, recensioni e quant’altro… è facile entrare per “dare un’occhiatina” e perdersi per ore.

Per risolvere il problema non basta non avere soldi da spendere, perchè il tempo lo perdi proprio per curiosare qua e la (pur sapendo che non comprerai).

Come risolvere?

Credo che le soluzioni siano o uno psicologo per le patologie gravi oppure tentare di automoderarsi, magari impostando su firewall una regola che blocchi (negli orari lavorativi) le connessioni su siti come Amazon, Ebay, Zalando e portali che ti fanno particolarmente gola… e si, se usi il 4G, devi fare la stessa cosa sul tuo smartphone. Ci sono APP come Hosts Editor, Hosts Go o Norton Family Parental Control, che potrebbero fare al caso tuo.

Necessità di cazzeggio sui social

Social dipendente

Se sui Social Network devi starci per lavoro, non ti resta che affidarti al buon senso. Se perdi tempo volontariamente, questo non rientra tra le distrazioni… sarà un problema tuo recuperare in orari extra lavorativi.

Se invece NON E’ NECESSARIO per il tuo lavoro stare connesso sui social, puoi utilizzare gli stessi consigli menzionati al punto precendente.

Se lavori da casa la situazione si fa piu' ardua

Lavorare da casa

Qualunque sia la distrazione che interrompe il tuo lavoro mentre sei a casa, a malicuore credo che la soluzione sia un po drastica, ma efficace… PROVA A LAVORARE DA UN’ALTRA PARTE.

Poter lavorare da casa è il sogno di molti (fin quando non lo provano). Hai la comodità di non doverti spostare, di non doverti vestire, di rimanere con i tuoi cari.. ma questo ha un prezzo!

Non hai modo di fare rete o di confrontarti con qualcuno, le distrazioni (oltre quelle citate all’inizio dell’articolo) sono innumerevoli e rischi di fossilizzarti.

Il consiglio più sano è quello di alternare tra casa, ufficio, spazi di coworking, aree all’aperto, così da diversificare.

NON SONO D’ACCORDO, A ME PIACE LAVORARE DA CASA

Tanti sono nella tua stessa situazione. Cerca per lo meno di ritagliarti uno “spazio lavorativo” che non si incroci con la sfera familiare.

CASA E’ CASA – LAVORO E’ LAVORO

Per quanto riguarda le distrazioni domestiche… mi sa che è un sacrificio che dovrai sostenere. Ecco qual’è il vero rischio di lavorare a casa… maggiori distrazioni, maggior tempo da impegare per completare le cose da fare.

 

NOTE DELL’ AUTORE:

Sarebbe un’utopia riuscire a seguire tutti i consigli citati in quest’articolo. Io in primis non riesco a metterne in atto nemmeno la metà.

Inoltre potresti non essere d’accordo su alcuni punti o non rispecchiarti nelle situazioni presentate.

Infatti quanto scritto nasce con l’idea di spronare la propria consapevolezza, confrontare situazioni personali con quelle degli altri e proporre soluzioni alternative.

Il tuo contributo sotto forma di commento a questo articolo sarà di certo utile a molti.

 

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